RECEPCIONISTA

Resumen del trabajo

La recepcionista es responsable de establecer un ambiente cálido, acogedor y profesional para todos los clientes, ejecutivos y miembros del personal de la firma. La recepcionista será el primer punto de contacto para los visitantes de la empresa y su sala de conferencias, haciendo que se sientan cómodos, los dirigirá a sus reuniones y los ayudará durante su estancia sin importar la tarea que realicen.

Horario: de 6:30 a.m. a 3:00 p.m.

Responsabilidades clave:

• Coordine las llegadas de los huéspedes, trabajando con la información anticipada proporcionada por los clientes y contenida en el sistema de seguridad y registro del edificio. Asegúrese de que los huéspedes inesperados tengan la autorización adecuada antes de permitir su entrada
• Salude y trate adecuadamente a los visitantes del centro de conferencias o de la empresa y acompañe a los invitados cuando corresponda.
• Responda a los teléfonos de manera amable y profesional y reciba los mensajes con precisión. Asegúrese de seguir el guion adecuado. Utilice el reconocimiento de nombres cuando corresponda. Transfiera todas las llamadas según sea necesario según la política de la empresa.
• Ayude a los visitantes del centro de conferencias a hacer copias ligeras, imprimir, enviar por fax y enviar correos digitales, remitiendo los trabajos más grandes a los proveedores de servicios internos. Se requieren conocimientos audiovisuales básicos.
• Supervise las actividades de la sala de conferencias, tanto visualmente como mediante el sistema de administración de propiedades del centro de conferencias, teniendo en cuenta las horas de inicio y finalización de las reuniones, los asistentes presentes en la sala, los pedidos de comida y bebida, etc. Informe al resto del personal del centro de conferencias sobre los cambios en el estado de la sala de reuniones, las solicitudes especiales, etc.
• Supervise el correo electrónico de recepción de la empresa y coordine con el director de la conferencia y el equipo culinario para garantizar que las reservas sean precisas y puntuales. Gestione la caja según el SOP asegurándose de que todas las solicitudes se gestionen de manera oportuna y se agreguen correctamente al EMS.
• Comunique las solicitudes de alimentos y bebidas de última hora al personal de la despensa y registre los cargos correspondientes en el EMS.
• Ayude a los demás miembros del personal a reservar reuniones según sea necesario en EMS.
• Asista a las reuniones semanales de BEO y a las reuniones diarias de BEO.
• Mantenga una apariencia atractiva y ordenada del mostrador de recepción y de la zona de estar. Asegúrese de que todo el espacio se mantenga de manera uniforme según el SOP y el BEO para el espacio previo a la función. Interactúa con Security Guard y conoce los pasos diarios de los huéspedes, tanto por negocios como por dirección. Informal de negocios
• Use ropa limpia, planchada y completa, incluida la placa de identificación.
• Ayude a los ejecutivos de la empresa a establecer las conferencias telefónicas, los enchufes y los requisitos generales de las reuniones cuando sea necesario.
• Proporcione a los huéspedes acceso inalámbrico a Internet. Esté disponible para todas las interacciones. Imprima tarjetas de menú diarias y letreros según sea necesario, incluidas las tarjetas WIFI.
• Reporte al departamento de mantenimiento del edificio las solicitudes de ajustes de aire acondicionado, suministros adicionales para los baños, etc.
• Las tareas de la recepcionista van desde recomendar restaurantes hasta proporcionar mapas e indicaciones, prestar cargadores de teléfonos móviles, dispensar sombrillas y proporcionar una amplia variedad de servicios a los huéspedes.
• Tenga un conocimiento profundo de los procedimientos de emergencia de la empresa y prepárese para llevar a cabo las tareas designadas en caso de incendio u otra emergencia.
• Solucione una amplia variedad de solicitudes y situaciones, especialmente por la noche y los fines de semana, cuando la presencia del personal es limitada.
  

Cualificaciones preferidas:

• Word, Excel, PowerPoint, EMS, Microsoft Office
• Capacidad para levantar 25 libras, de pie y sentado durante largos períodos
• Horario flexible, tardes y mínimo trabajo de fin de semana.
• Debe tener experiencia previa en un bufete de abogados