PLANIFICADOR DE EVENTOS

Resumen del trabajo

El planificador de eventos es responsable de llevar a cabo las reuniones internas y los eventos especiales, así como de la gestión diaria de la operación. El organizador de eventos trabajará directamente con el cliente en la coordinación de la reserva de reuniones y eventos.

Responsabilidades clave:

• Mantenga un conocimiento firme del software de EMS e incluya el EMS virtual para guiar a los clientes a través del proceso de solicitud, según sea necesario.
• Supervise la reserva estratégica de espacio dentro del sistema EMS para garantizar que el cliente aproveche al máximo las instalaciones.
• Introduzca correctamente las cancelaciones para los clientes, de conformidad con las directrices de cada proveedor de servicios respectivo.
• Mantenga un sólido conocimiento práctico de todas las operaciones, incluidas las audiovisuales, el catering, la configuración de las habitaciones, los servicios de limpieza y la seguridad.
• Mantenga relaciones positivas con los clientes y garantice una respuesta oportuna a todas las consultas sobre necesidades de espacio o servicio.
• Planifique y comunique de manera eficaz, a todos los departamentos internos pertinentes y a otros proveedores de servicios, las necesidades específicas del cliente, incluyendo la configuración de la sala, los requisitos audiovisuales y de alimentos y bebidas.
• Controle y garantice la exactitud de los cargos de catering y de otro tipo, incluidos los cargos de cancelación, en el sistema EMS.
• Obtenga la información de facturación correcta para los alimentos y bebidas, el alquiler de equipos, etc. Supervisa la exactitud de dichos cargos.
• Realice visitas a las instalaciones del cliente con los grupos designados.
• Garantiza y prepara la facturación adecuada de los eventos para los clientes internos y externos
• Prepara estimaciones de costos de eventos para los clientes y mantiene la plena propiedad del evento, de acuerdo con el modelo de ventanilla única.
• Adopte el modelo de ventanilla única para guiar al cliente a lo largo del proceso de planificación y, al mismo tiempo, seguir siendo el principal punto de contacto para todo el evento.
• Asegúrese de que los cambios de última hora se realicen y se comuniquen al cliente y a los proveedores de servicios pertinentes.
• Mantenga una comunicación regular con todos los departamentos.
• Envíe los tickets de eServices en nombre del cliente según sea necesario.
• Visite las salas de reuniones de las unidades asignadas y reúnase con los organizadores del evento por la mañana.
• Organice reuniones «previas» a las que asistan clientes, planificadores de eventos y miembros clave del personal de operaciones para garantizar que todos comprendan perfectamente los requisitos para ciertos eventos críticos o de gran escala.
• Lleve a cabo sesiones de intercambio de comentarios «después de la conferencia» con el cliente y los miembros pertinentes del personal de operaciones para obtener comentarios de primera mano sobre ciertos eventos críticos o de gran escala.
• Garantice la cobertura telefónica durante el horario laboral.
• Controle los correos electrónicos en la bandeja de entrada de WB Events cuando necesite ayuda en el servicio de atención al cliente o cuando el banco esté cerrado.
• Mantenga un buen conocimiento de Flik, Restaurant Associates & Client Organization, sus servicios y sus prácticas estándar.
• Resuelve los problemas de reserva relacionados con el espacio, el horario, los problemas de antigüedad, etc., llamando al organizador principal de eventos o a la junta general general para obtener información y ayuda si es necesario.

Cualificaciones preferidas:

• Habilidades superiores de comunicación cuantitativa, oral y escrita y de resolución de problemas y elaboración de estrategias
• Excelentes habilidades informáticas generales con conocimientos avanzados de Excel y PowerPoint
• Mentalidad proactiva para anticipar y respaldar los cambios en nuestro negocio
• Conformidad con los más altos estándares de integridad personal y comportamiento ético
• Habilidades excepcionales de servicio al cliente