Gestor de la comunidad

Resumen del puesto

El administrador comunitario de Restaurant Associates de UBS es responsable de la planificación, coordinación y ejecución de las actividades y eventos especiales.

Funciones laborales esenciales:

• Gestiona la activación, el calendario de eventos, las listas de Eventbrite y el boletín mensual, y ayuda a crear y difundir en línea el libro de cocina de RA
• Crea reservas dentro del sistema de reservas de EMS para actividades en los espacios recreativos y en la escuela de cocina con la codificación adecuada
• Sirve como la persona de contacto para el anfitrión durante las reuniones. Coordina con el equipo audiovisual las solicitudes de asistencia audiovisual ad hoc de los participantes en la reunión.
• Se coordina con los servicios de recepción para garantizar una experiencia perfecta para los huéspedes cuando sea necesario. Garantiza que los proveedores estén preinscritos.
• Colabora con los principales líderes de los departamentos para que los ayuden en los programas culinarios de la escuela de cocina, la cafetería, el bar de bienestar y el Mobile Pickup
• Es responsable de la reserva de todos los eventos de la escuela de cocina. Revisa los buzones compartidos y responde a todas las consultas de manera oportuna
• Supervisa los espacios de entretenimiento en las sedes de UBS en Nueva Jersey y Nueva York. Realiza visitas periódicas a los espacios acondicionados para garantizar que los muebles estén siempre presentables, que no haya letreros antiguos o anticuados, etc. Reporta al personal correspondiente todas las averías o peligros de mantenimiento y las solicitudes de limpieza. Si es necesario, diríjase al puesto de director general.
• Colabora con los gerentes/directores de catering en todos los eventos
• Enfoque práctico para gestionar todas las actividades y supervisar la ejecución de los eventos
• Exhibe excelentes habilidades de organización y es capaz de gestionar múltiples tareas o proyectos simultáneamente.
• Se mantiene dentro de los límites presupuestarios establecidos por la administración. Garantiza que las facturas de los proveedores asociadas a los eventos de activación se envíen a Finanzas de manera oportuna.
• Informa sobre las ventas y la asistencia a todos los eventos y toma medidas proactivas para aumentar las ventas y la participación en los eventos.
• Conocimiento de los eventos actuales, las actividades culturales y las tendencias de la industria. Utiliza este conocimiento para crear activaciones de empleados nuevas, frescas y relevantes
• Colaboración estrecha con todas las partes interesadas de la comunidad de servicios corporativos del grupo, especialmente con el cliente ejecutivo
• Garantice un flujo de comunicación fluido con los clientes antes, durante y después de la ejecución de sus eventos.
• Gestiona y coordina con la dirección de marketing y comunicaciones el contenido de las pantallas digitales. Crea volantes y otros materiales de marketing para apoyar los eventos
• Recorre y reúnete con posibles clientes internos y externos para mostrar los espacios
• Todas las demás funciones asignadas.

Cualificaciones:

• Se prefiere encarecidamente la experiencia en ventas y/o eventos corporativos, en centros de conferencias u hoteles.
• Capacidad para trabajar en un horario flexible, incluidas tardes ocasionales según sea necesario. Este es un puesto presencial. Si bien este puesto se basa en Nueva Jersey, es posible que se requiera un trabajo ocasional en las oficinas de Nueva York.
• Habilidades de negociación eficaces para gestionar las relaciones con los proveedores externos.
• Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
• Excelentes habilidades organizativas, con la capacidad de trabajar bajo presión, priorizar y realizar múltiples tareas.
• Sólidas habilidades informáticas y conocimientos de tecnología y equipos de oficina. El conocimiento de EMS es una ventaja
• Discreto, ético y comprometido a mantener un alto grado de confidencialidad.
• Puntual, confiable y dedicado a lograr la excelencia, hasta el más mínimo detalle.