GERENTE DE SERVICIOS DE CONFERENCIAS

Resumen del trabajo

El gerente de servicios de conferencias (CSM) es responsable de establecer y garantizar un ambiente cálido, acogedor y profesional para todos los empleados y visitantes de Wellington Management. El CSM estará presente en las áreas públicas, incluidas la despensa (si corresponde), las salas de reuniones y las áreas comunes, y las inspeccionará periódicamente para asegurarse de que estas áreas se mantengan a la altura de las normas. El CSM supervisa la coordinación y el apoyo de todos los eventos y reuniones, además de apoyar las operaciones diarias de la oficina, incluidas las tareas de recepción cuando es necesario.

Responsabilidades laborales
* Actuar como un recurso general de servicios hoteleros para huéspedes, visitantes y empleados.
* Cree relaciones con los clientes y empleados de la planta y mantenga un diálogo abierto.
* Facilita las solicitudes y la planificación para que otras líneas de negocio utilicen las instalaciones in situ para eventos internos o con clientes.
* Garantice la coordinación completa y oportuna de los eventos y, al mismo tiempo, anticipe las necesidades del proyecto y priorice el trabajo.
* Antes del evento, compruebe que el equipo audiovisual, el servicio de catering y la configuración de las salas se hayan realizado correctamente antes de las reuniones programadas.
* Actualice y cree procedimientos operativos estándar y otros documentos del centro de conferencias cuando sea necesario.
* Comunicar las solicitudes a los departamentos de soporte interno correspondientes.
* Enlace con el equipo de TI para garantizar el mantenimiento de los servicios audiovisuales.
* Comunicarse con CBRE sobre los problemas de las instalaciones y hacer un seguimiento cuando sea necesario
* Gestionar la relación con los proveedores de las instalaciones (HVAC, etc.)
* Tener un conocimiento profundo de los procedimientos de emergencia de la empresa y estar preparada para llevar a cabo las tareas designadas en caso de incendio u otra emergencia.
* Siga todos los procedimientos de seguridad para garantizar un entorno de trabajo seguro.
* Programación y nómina completas.
* Proporcionar recorridos por las instalaciones cuando sea necesario para clientes o visitantes de otras áreas.
* Responsable de la contratación, la formación y la contratación cuando es necesario
* Lleva un registro preciso del tiempo, la enfermedad, las vacaciones, etc.
* Trabaja en estrecha colaboración con el director de los servicios de conferencias u otros contactos con los clientes y el personal del edificio, garantizando siempre que las transiciones en cada etapa de la operación sean fluidas.
* Todas las demás funciones asignadas.

Competencias clave:
* Pasión por ofrecer el estándar Platinum de servicio y excelencia en el servicio para brindar un servicio transformador en el sector de la hospitalidad.
* Un enfoque profesional constante, que incluye un fuerte sentido de respeto propio e integridad, así como de respeto e interés por los demás.
* Una mentalidad para asumir la propiedad y la responsabilidad dentro y fuera del ámbito laboral.
* La capacidad de trabajar bajo presión, priorizar las tareas y hacer malabares con muchos trabajos simultáneamente, mientras interactúa constantemente con los visitantes en un entorno público.
* Excelentes habilidades de escucha y comunicación oral.
* Habilidades informáticas básicas y conocimientos de tecnología y equipos de oficina.
* Confianza en sí mismo, disposición a aprender y sentirse cómodo con el cambio y coordinarlo.
* Está abierto y receptivo a los comentarios, los intercambios y las acciones.
* Abogar por la innovación, buscando constantemente nuevas formas de mejorar la calidad, los servicios y las comodidades que se ofrecen a los huéspedes.
* Está facultado para tomar decisiones, guiar el comportamiento y resolver los problemas de manera adecuada.
* Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
* Puntual, confiable y dedicado a lograr la excelencia operativa, hasta el más mínimo detalle.
* Discreto, ético y comprometido a mantener un alto grado de confidencialidad.
* Se prefiere un título universitario. Tres años de experiencia en servicios de atención al cliente/recepción o conserjería en un entorno hotelero o corporativo.