Gerente de planificación de eventos

Resumen del trabajo

El gerente de eventos y catering de Bon Appétit Management Company es responsable de la ejecución exitosa de todas las funciones de eventos y catering. Este puesto también ayudará al gerente sénior de eventos y catering y director de eventos y catering a supervisar las comunicaciones sobre ventas y pedidos de eventos, la programación y la capacitación del personal de servicio, la planificación, la entrega, la configuración, la limpieza y la facturación adecuada de todos los eventos diarios.

OBJETIVOS DEL PUESTO:

En el desempeño de sus respectivas tareas y funciones, se espera que todos los subdirectores completen lo siguiente:

? Realizar un trabajo de calidad dentro de los plazos con o sin supervisión directa

? Interactuar profesionalmente con otros empleados, clientes y proveedores

? Trabaja eficazmente como colaborador de equipo en todas las tareas

? Trabaje de forma independiente y comprenda la necesidad de comunicarse y coordinar los esfuerzos laborales con otros empleados y organizaciones

? Sea dueño de la planificación y la gestión de proyectos de principio a fin para cada evento

? Realice un análisis posterior al evento para evaluar el éxito de cada evento, recopilar comentarios e identificar las áreas de mejora. Utilice información basada en datos para refinar los eventos futuros.

? Solucionador de problemas creativo que puede desarrollar conceptos de eventos sobresalientes que resuenen en el público objetivo

? Una actitud positiva de «sí se puede hacer». No te desaniman los pequeños contratiempos y eres capaz de superar rápidamente la ambigüedad

Deberes principales

Operaciones diarias

? Trabaje en colaboración con todos los miembros del equipo de eventos y catering en todos los vecindarios.

? Asegúrese de que todas las solicitudes diarias de los clientes se procesen y cumplan con las expectativas del cliente y de Bon Appétit.

? Asegúrese de que se cumplan y ejecuten todos los estándares de eventos y catering.

? Ayude al gerente sénior de Eventos y Catering o Director de Eventos y Catering a programar el personal por hora de manera adecuada en función de las necesidades y eventos comerciales, si es necesario.

? Ayudar al gerente de eventos y catering a supervisar los eventos y el catering cada hora

? Gestione las relaciones con los proveedores trabajando con proveedores externos y procesando las facturas de los proveedores con prontitud.

? Gestione la conciliación diaria de las tarjetas de crédito emitidas por la empresa para compras departamentales.

? Ayudar con la administración y el mantenimiento de equipos para eventos y catering, artículos pequeños, decoración, suministros, espacios de almacenamiento e inventario de vehículos.

? Colabore con los chefs en la planificación y ejecución de los eventos/solicitudes de catering asignados.

? Gestione los cronogramas de eventos simultáneos de una sola vez con un estricto cumplimiento de los plazos acordados.

? Acepte los pedidos y complementos de última hora de los clientes de manera eficiente y cortés

? Ayudar en las operaciones diarias del departamento.

? Correspondencia, coordinación y ejecución de eventos consistentes y eficientes, manteniendo un comportamiento profesional, tranquilo y sereno.

Supervisión y desarrollo del personal

? Ayuda a supervisar a todos los empleados y coordinadores de organización de eventos y catering cada hora.

? Mantenga la nómina del personal por hora en el sistema de cronometraje de las unidades Garantiza que el personal de los eventos lleve el uniforme adecuado y cumpla con los estándares de apariencia específicos de la unidad.

? Ayuda con las entrevistas, la contratación y la capacitación del personal para puestos de eventos y catering.

? Supervisa todos los eventos y garantiza que se cumplan los tiempos de entrega y recogida adecuados.

? Proporciona comentarios y apoyo a los empleados para fomentar su desarrollo. Asesora según sea necesario.

? Ayuda a garantizar que todos los empleados cumplan y documenten todos los estándares de contratación y capacitación, incluidos, entre otros, el paquete para nuevos empleados, la hoja de firma del manual del empleado, la finalización de la capacitación informativa y la capacitación en seguridad.

? Cultivará constantemente una cultura de inclusión en la que todos los miembros del equipo sientan un sentido de pertenencia y puedan aportar su auténtico yo al trabajo

Programa culinario

? Trabaja con el equipo culinario para garantizar que todos los platos del menú de catering cumplan con los compromisos de sostenibilidad de Bon Appétit.

? Trabaja con el equipo culinario para garantizar que los tamaños de las porciones estén estandarizados y se mantengan para todas las funciones.

? Garantiza que todos los pedidos de catering y las hojas de eventos se distribuyan y actualicen de forma clara para todo el personal.

? Participa regularmente en las funciones de eventos y catering y revisa la configuración, la exhibición de los alimentos, el sabor, la temperatura y la facilidad de uso para determinar las mejores prácticas a implementar. Colabora con el personal en el montaje y la exposición de los alimentos para garantizar que todos los eventos cumplan con los estándares preestablecidos de Great Expectations Catering.

Deberes menores

Servicio al cliente

? Conviértase en expertos en eventos y catering para superar las expectativas de los clientes.

? Representa a la empresa de manera cortés, eficiente y amigable en todas las interacciones con clientes y empleados

? Interactúa con los clientes y resuelve las quejas de los clientes de una manera amigable y orientada al servicio

? Aborda todas las situaciones con una actitud positiva y presenta soluciones, no problemas.

? Revisa y responde a todos los comentarios de los clientes dentro de las 24 horas posteriores a la presentación

? Transmite los comentarios relevantes de los clientes directamente al equipo de eventos y catering

? Capacidad para colaborar con las partes interesadas clave en los diferentes niveles de una organización

Gestión y análisis financieros

· Supervisa todos los procedimientos de cuentas de eventos y catering, mantiene la lista de AR y trabaja para mantener todas las facturas actualizadas y ninguna debe superar los 30 días.

· Genera un análisis semanal de informes de varianza financiera e informes mensuales de resumen promocional y de marketing y generación de ingresos.

· Revisa los precios de los eventos y recomienda cambios trimestrales.

Eventos especiales

· Ayudar al gerente sénior de eventos y catering y coordinadores de eventos y catering con la planificación y ejecución de eventos VIP o externos.

· Ayudar al gerente sénior de eventos y catering y coordinadores de eventos y catering con la planificación y ejecución de todos los eventos especializados.

· Trabaje en colaboración con el equipo de Eventos y Catering para ejecutar eventos y solicitudes especiales según las necesidades del cliente, el presupuesto y las pautas de la unidad.

· Mantiene material y fotografías de marketing para eventos especiales.

· Capacidad para trabajar de forma independiente y en un entorno de equipo colaborativo con facilidad.

RESPONSABILIDADES ALIMENTARIAS Y DE SEGURIDAD:

? Responsable de garantizar la presentación adecuada, el control de las porciones y el mantenimiento de las temperaturas de servicio adecuadas: cumple con los estándares HACCP y los registros de temperatura

? Mantiene la higiene y el orden de todos los equipos, suministros y utensilios dentro del área de trabajo

? Cumplir con todas las normas de salud y seguridad

? Maneja los alimentos de manera adecuada durante la preparación

? Se adhiere a todos los módulos de capacitación de Fact y a los procedimientos de HACCP

? Asiste a reuniones de seguridad y participa en inspecciones de seguridad

? Garantiza que todas las lesiones y accidentes se informen de manera oportuna y precisa

Nota: Los deberes laborales están sujetos a cambios según sea necesario.

Cualificaciones

Para realizar este trabajo con éxito, una persona debe poder realizar cada tarea esencial de manera satisfactoria. Los requisitos que se enumeran a continuación son representativos del conocimiento, la habilidad y/o la habilidad requeridos. Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades desempeñen las funciones esenciales.

? Conocimiento general de la hospitalidad e interés por la sostenibilidad y las prácticas alimentarias sostenibles

? Al menos dos años de experiencia laboral similar

? Se requieren excelentes habilidades organizativas y de comunicación.

? Capacidad para leer y comprender instrucciones elaboradas, solicitudes de eventos, correspondencia y notas escritas en inglés con atención a los detalles y la gramática.

? Capacidad para escribir correspondencia profesional a través del correo electrónico. Muy competente en Microsoft Word/Excel/Gmail.

? Capacidad para trabajar a veces con una supervisión mínima y realizar tareas sin instrucciones directas y resolver problemas para obtener las mejores soluciones

? Capacidad para trabajar en horarios o turnos de trabajo flexibles en función de las demandas comerciales. Esto incluirá trabajar después del horario de la cafetería y/o los fines de semana si es necesario.

? Centrado en el huésped, con una actitud útil, positiva y de «se puede hacer».

? Sea un excelente jugador de equipo y, al mismo tiempo, demuestre el impulso y el entusiasmo para trabajar por su propia iniciativa.

? Se motiva a sí mismo y trabaja con un sentido de urgencia, a la vez que demuestra una excelente atención a los detalles.

? Conocimientos generales de hospitalidad con al menos tres años de experiencia en gestión de eventos y catering.

? Capacidad para ver el panorama general y ayudar al departamento a escalar y crecer con integridad.

? Capacidad para interactuar con una base de clientes diversa y de gran volumen de manera amigable y eficiente.

? Capacidad para operar un sistema de pedidos basado en la web, procesar las solicitudes de los clientes, los cambios en los pedidos, las actualizaciones y los perfiles de los clientes.

? Posee la capacidad de cumplir con los estándares uniformes específicos de la unidad Bon Appétit para este puesto.

? Utilice todos los equipos de protección personal según las pautas de Bon Appétit.

? Historial de alta confidencialidad, relaciones exitosas y creación de confianza