GERENTE DE EMBAJADOR DEL LUGAR DE TRABAJO

Resumen del trabajo

Se trata de un puesto interno orientado al cliente que brinda la oportunidad de combinar su pasión por ofrecer un servicio de alto nivel con excelentes habilidades interpersonales y el entusiasmo por resolver los problemas rápidamente para mejorar la experiencia in situ de los empleados. Serás el supervisor de los embajadores del lugar de trabajo, que son el primer punto de contacto y la persona a la que acudir para obtener información y realizar consultas sobre el personal.

La responsabilidad principal del embajador del lugar de trabajo será brindar apoyo a los empleados que trabajan en un entorno de escritorio flexible (compartido). Esta función garantizará que los empleados tengan un espacio de trabajo seguro, cómodo y funcional. Serán responsables de la supervisión diaria de la estructura y el mantenimiento del espacio, lo que se logrará mediante la participación cara a cara, la comunicación proactiva, la gestión eficaz del tiempo y un servicio de atención al cliente excepcional. Los embajadores se aseguran de que se brinde un nivel de servicio uniforme y sin interrupciones en todos los puntos de contacto con los usuarios, desde la llegada de los empleados al sitio hasta su partida al final del día. El Workplace Ambassador prestará de manera constante un servicio de atención al cliente de alto nivel en un entorno dinámico y requiere la capacidad de mantener la calma y la concentración cuando trabaje con otros equipos para resolver problemas.

El puesto de gerente será responsable de gestionar las actividades diarias de los embajadores, garantizando que todas las tareas se completen de manera oportuna y eficiente, al tiempo que gestionará las funciones de coordinador que se les hayan asignado. Además, el gerente gestionará el flujo de trabajo de elaboración de informes para las tareas, proporcionando informes semanales sobre los niveles de servicio, las actividades relacionadas con los tickets, las interacciones con los clientes y otros datos relevantes.

Responsabilidades clave:

• Gestione las actividades diarias de los embajadores del lugar de trabajo garantizando una cartera sólida de tareas que se completen de manera oportuna y eficiente.
• Proporcione informes semanales sobre las métricas y los puntos de datos clave que representen las tareas completadas y los KPI de nivel de servicio asociados.
• Actúe como el primer punto de escalamiento cuando surja un problema.
• Brinde apoyo cuando sea necesario a la población de la CIB.

• Apoye el escritorio flexible
  • La mayoría de los empleados que reciben apoyo pasarán a un sistema de escritorios flexibles (compartidos) en lugar de espacios de trabajo asignados de forma permanente. Para facilitar este proceso, los embajadores del lugar de trabajo deberán:
    • Ayudar a los empleados a llegar a las instalaciones para que puedan registrarse en el mostrador y proporcionarles orientación sobre la resolución de problemas técnicos, remitiéndoles a guías de usuario, materiales de formación y al centro tecnológico.
    • Recorra las instalaciones con regularidad a lo largo del día sin dejar de estar disponible para atender las solicitudes de los empleados que se planteen durante la visita.
    • Asegúrese de que haya suministros disponibles de artículos, como auriculares y cables tecnológicos, para ayudar al personal en caso de que se hayan olvidado de traer los suyos.
    • Asegúrese de que todos los problemas se registren y notifiquen a través del sistema de venta de entradas adecuado; asuma la responsabilidad de realizar un seguimiento y una resolución efectivos del problema.
    • Brinde apoyo para asignar el espacio de almacenamiento a los empleados y ayude a los empleados en caso de que falten objetos y equipos personales.
    • Supervise el cumplimiento por parte de los empleados de las políticas del lugar de trabajo, incluida la política de registro de escritorios, la política de limpieza del escritorio, el uso de asientos en el vecindario, etc., y esfuércese para resolver los problemas relacionados con el cumplimiento
    • Solicita comentarios sobre la experiencia del escritorio flexible (compartido) y comunícaselo al equipo correspondiente.
    • Respalde las solicitudes de asistencia tecnológica de los empleados
    • Supervise y analice los datos para detectar las tendencias de los problemas. Trabaje con la administración de instalaciones y los equipos técnicos para buscar soluciones efectivas que eviten que se repita el mismo problema.
    • Establezca relaciones positivas y productivas que cultiven un alto nivel de confianza en la capacidad de los embajadores para resolver los problemas rápidamente en todos los niveles de partes interesadas.
    • Respalde todas las consultas y problemas de los clientes con un enfoque discreto y confidencial.
    • Siga todas las políticas y procedimientos de la empresa.

• Apoye el bienestar general del sitio
  • Identifique de manera proactiva los posibles riesgos relacionados con el estado general del piso, los espacios de trabajo específicos y la tecnología para minimizar la recepción de quejas. Los asuntos relacionados con la salud y la seguridad requerirían un tratamiento inmediato para solucionarlos.
  • Establezca un enlace y trabaje en colaboración con todos los departamentos con un solo objetivo, de manera positiva y productiva, y cree equipos de proveedores para ayudar a resolver los problemas de manera oportuna.
  • Interactúe de manera visible con los empleados para convertirlos en una presencia conocida en el lugar de trabajo, reconocida por tener una actitud cercana y servicial de «todo lo que puede hacer».

• Sirva como conserje interno
  • Supervise los informes de viaje para prepararlos antes de la llegada de los visitantes a la oficina; ayude con los arreglos logísticos y brinde apoyo in situ a su llegada.
  • Desarrolle y mantenga relaciones de servicio para satisfacer las necesidades de los empleados.
  • Proporcione información sobre la comunidad de Hudson Yards, incluidas las direcciones, las atracciones, las tiendas, los restaurantes y la vida nocturna.
    

Habilidades requeridas:

• Actitud flexible y dispuesta y disfruta de ser parte de un equipo.
• Mentalidad inquisitiva que se complace en investigar los problemas para resolverlos rápidamente.
• Capacidad para establecer rápidamente relaciones positivas y productivas con los colegas, los proveedores del sector inmobiliario y los empleados de la empresa.
• Apasionado por un excelente servicio al cliente y por garantizar que los empleados y visitantes tengan una experiencia positiva en la oficina.
• Proactivo y seguro de hacer sugerencias razonables sobre las áreas en las que se pueden lograr mejoras en WEX y Tech.
• Posee la energía y el enfoque para alcanzar el éxito.
• Debe tener una actitud positiva con la capacidad de mantenerse flexible y paciente en situaciones de alta presión.
  

Calificaciones preferidas:

• Más de 3 años de experiencia en operaciones
• Más de 3 años coordinando las actividades y los recursos del proyecto
• Más de 2 años de experiencia de liderazgo en un entorno de operaciones, se prefiere experiencia en la gestión de equipos de forma remota
• Habilidades demostradas de servicio al cliente; tres años de experiencia en servicio al cliente
• Dominio de la suite de productos de Microsoft Office (es decir, Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita
• Habilidades avanzadas en la priorización de tareas y la revisión de la calidad
• Capacidad para adaptarse rápidamente a los cambios y mantener un enfoque flexible a la hora de brindar atención al cliente
• Capacidad demostrada para interactuar eficazmente con los miembros del equipo de operaciones de nivel inferior o medio y con otros gerentes del mismo nivel o de un nivel superior
• Capaz de trabajar de forma independiente en problemas y proyectos moderadamente complejos según lo asignado