GERENTE DE CATERING

Resumen del trabajo

Como gerente de catering, sus funciones incluirán la administración y la coordinación de todos los eventos que se celebren en la suite ejecutiva y en otros lugares de la propiedad, según lo estime la alta dirección, incluidos los eventos de catering dentro y fuera de las instalaciones. El puesto requiere prestar atención a los detalles y tener habilidades de comunicación; tener la capacidad de realizar múltiples tareas simultáneamente en una variedad de proyectos y una distribución precisa de la información pertinente tanto internamente a todos los departamentos como a los clientes y proveedores relacionados. Debe ser un colaborador y poder interactuar con los altos ejecutivos a nivel personal.

Responsabilidades clave:

• Introduce y mantiene todas las reservas en BOOKIT. Captura información básica, es decir, quién, cuándo, dónde, qué y cuándo. Complete todos los detalles del catering para incluir las horas de inicio y finalización y las restricciones dietéticas, incluidas las dietas kosher, veganas, para personas con alergias al gluten y vegetarianas. Asegúrese de que los menús estén equilibrados desde el punto de vista dietético y que la señalización coincida específicamente con el menú final. Incluya los detalles, el movimiento de los muebles, las entradas para el Corrigo, la climatización, las solicitudes de portería, la agenda general, los requisitos de seguridad y el registro previo de cualquier huésped externo. Garantizamos que los precios son exactos y los clientes aprueban la propuesta antes del evento. Seguimiento adicional de cualquier consulta, provisional y definitiva. Detalla las hojas de funciones con las necesidades de equipo y los pedidos de alquiler.
• Crea BEO y asiste a la reunión semanal de BEO como representante principal de RA. Produce hojas de personal, tablas de equipos y bebidas, letreros, hojas de exposición, etc., según sea necesario, y garantiza que toda la información se distribuya a las partes correspondientes.
• Debe poseer la capacidad de comunicarse con claridad y comprender la relación entre todos los proveedores. El objetivo es hacer que la suite EC funcione como un proceso fluido y obtenga un alto nivel de éxito.
• Crea letreros para bufés y menús impresos según sea necesario para cada evento. Asegúrese de que todas las definiciones, tales como: sin gluten, vegano, vegetariano y alérgenos, estén claramente etiquetadas.
• Reúne y mantiene los archivos de eventos organizados, incluida toda la correspondencia, los pedidos, las facturas, los pagos, las propuestas y las hojas de funciones.
• Crea carpetas de eventos con fines antiguos para capturar, BEO, firmas en propuestas, retiradas de equipos, alquileres, facturación floral, hojas de funciones y facturación.
• Procesa las solicitudes de certificados de seguro.
• Acepta las consultas, incluida toda la información pertinente del evento, el contacto del cliente, la fecha, la hora, el formato, el número de invitados, la ubicación, etc.
• Apoya las iniciativas de ventas a través de la investigación, la interfaz de marketing, las comunicaciones y el abastecimiento.
• Trabaja con el departamento de marketing en materia de materiales y promociones.
• Es el enlace entre RAPPORT y RESTAURANT ASSOCIATES, que gestiona la relación entre Compass y los representantes de EC.
• Ayuda a los clientes a visitar los espacios del local y proporciona representación de ventas in situ en los eventos programados.
• Revisa, reserva la entrada financiera para garantizar una previsión precisa y comunica con la contabilidad cualquier necesidad, aclaración, etc.
• Prepara mensualmente la factura final del evento y los informes de gastos.
• Ayuda a programar reuniones, citas, viajes, etc.
• Realiza otras tareas según lo asignado.

Cualificaciones:

• Experiencia en cenas formales o ejecutivas, catering y/o eventos.
• Experiencia en restaurantes, hoteles, restaurantes corporativos, educativos, militares, de atención médica y/o operaciones relacionadas con el servicio de alimentos.
• Debe poder trabajar en un horario flexible según lo exija la empresa. La vestimenta es formal de negocios en el octavo piso
• Excelentes habilidades de comunicación, servicio al cliente y organización.
• Los conocimientos informáticos competentes incluyen productos de MS Office, como Word, Excel, PowerPoint y Outlook.
• Se prefiere una licenciatura en hospitalidad o marketing.

Cualificaciones preferidas:

• Licenciatura y mínimo de tres (3) años de experiencia gerencial, preferiblemente en centros de conferencias, operaciones hoteleras o administración hotelera. Se prefiere experiencia en comunicaciones, planificación de eventos o hospitalidad.
• Está bien versado en todos los aspectos de la administración de centros de conferencias con un historial comprobado de éxito.
• Tiene un historial comprobado de liderazgo de una empresa y un equipo, un sólido servicio al cliente y una buena visión empresarial y financiera.
• Demuestra sólidas habilidades de iniciativa, pensamiento crítico, propiedad, comunicación (escucha, escrita y verbal), multitarea, priorización y organización.
• Defiende la mentalidad de inclusión y es proactivo, positivo, profesional y resiliente.
• Excelentes habilidades informáticas y dominio de la suite Microsoft Office.
• Demuestra experiencia laboral con plataformas de software de reservas.
• Experiencia relacionada con el catering u otro servicio de alimentos.
• Capacidad para trabajar de forma independiente, priorizar de manera efectiva y tomar decisiones cuando se enfrenta a la ambigüedad.
• Capacidad para adaptarse rápidamente a los cambios y mantener un enfoque flexible a la hora de brindar atención al cliente.