Director de Servicios de Conferencias

Resumen del trabajo

El director de servicios de conferencias es un profesional del sector hotelero responsable de supervisar la planificación, la coordinación y la ejecución de las conferencias, reuniones y eventos, garantizando un funcionamiento fluido mediante la gestión de la logística, los presupuestos, las relaciones con los proveedores y las expectativas de los clientes, al tiempo que actúa como enlace entre los clientes y los diversos departamentos de un lugar para ofrecer experiencias excepcionales a los eventos; entre sus funciones principales figuran las consultas con los clientes, la gestión del espacio, el control presupuestario, la supervisión del personal y las evaluaciones posteriores al evento.

REQUISITO:
Supervisar y gestionar el personal de planificación de conferencias que coordina reuniones y eventos en (5) ubicaciones principales del centro de conferencias; supervisar la administración, los planificadores de conferencias y establecer los coordinadores; delegar los proyectos según corresponda a los miembros del personal
Visite todos los sitios y dedique tiempo de calidad a cada ubicación tanto como sea posible para garantizar la satisfacción del cliente; confirmar que los asociados brindan el más alto nivel de
servicio al cliente durante estas visitas;
mantener una sólida capacidad de liderazgo y motivar constantemente al personal para
lograr el trabajo en equipo a diario
Trabaje en estrecha colaboración con la administración de los servicios corporativos en las actividades de los clientes y proporcione estadísticas de utilización según sea necesario: facturación mensual e
informes financieros, presentaciones en PowerPoint, informes de utilización, informes de actividad
semanales y proyectos especiales
Gestione los esfuerzos para garantizar que todos los sitios cumplan con los estándares desde el punto de
vista de las instalaciones, informando constantemente sobre cualquier mejora en la
administración de propiedades
Trabaje en estrecha colaboración con los gerentes de capacitación para
coordinar toda la logística de los
programas anuales
Establecer y mantener relaciones profesionales positivas con los clientes
mediante una comunicación y una
acción eficaces, precisas, oportunas y confiables
Mantenga la total confidencialidad y demuestre discreción y buen
juicio en la realización de las tareas diarias
Demuestre sólidas habilidades de comunicación oral y escrita
Mantenga el conocimiento del equipo audiovisual y trabaje en estrecha colaboración con el equipo
multimedia que comparte información
Trabaje de manera eficaz y cohesiva en equipo con todos los grupos de proveedores,
incluidos el catering, la multimedia, la administración de propiedades y la seguridad
Trabaje en estrecha colaboración con el equipo de propiedades de TI para conectar y desconectar ordenadores,
impresoras y equipos telefónicos; proporcione estimaciones de costos detalladas para todos los
proyectos
Manténgase comprometido y flexible; responda positivamente a
las prioridades y presiones empresariales que cambian rápidamente; estimule la misma actitud positiva en todos los miembros del
equipo
Trabaje con la oficina corporativa en especial proyectos:
agendas de capacitación de servicio al cliente, ejercicios de formación de equipos, proyectos creativos
Comunique la información relevante sobre la EM y los problemas del personal de recursos humanos a la empresa, según corresponda.
Ayude al director de recursos humanos a supervisar todos los aspectos del proceso de empleo, incluidas las entrevistas preliminares, las verificaciones de empleo, las ofertas de trabajo y la finalización del papeleo de los nuevos empleados y las evaluaciones de desempeño

RESPONSABILIDADES:
Brindar y capacitar a todos en la prestación de servicios de primera calidad; prestar mayor atención a los invitados y las reuniones de alto nivel; influir y desarrollar habilidades en los miembros del equipo para mantener los estándares de servicio
Coordinar las revisiones del equipo y las actividades diarias para garantizar la finalización oportuna y precisa de las tareas Punto de
escalamiento para las averías de la prestación del servicio, los problemas y los comentarios de los clientes; resolver los problemas y garantizar el seguimiento, involucrar al liderazgo cuando sea necesario
Supervisar y ayudar con la integración de los nuevos miembros del equipo
Facilitar y apoyar los eventos, según corresponda,
pueden servir como punto de contacto para vendedores o proveedores de servicios externos, se prefieren los conocimientos sobre la configuración del
catering y la certificación SERV Safe.
Otras tareas según sea necesario.