COORDINADOR DE CONFERENCIAS

Resumen del trabajo

El coordinador de la conferencia interactuará estrechamente con los ejecutivos y el personal administrativo de la firma para garantizar una planificación y coordinación fluidas de las reuniones, conferencias y otros eventos que se celebren en la sede principal de la firma en la ciudad de Nueva York.

RESPONSABILIDADES:
* Gestionar las reservas de salas de reuniones, utilizar el sistema de reservas y centrarse en la asignación estratégica del espacio para reuniones a fin de maximizar su utilización.
* Enviar las confirmaciones iniciales en relación con las reservas y hacer un seguimiento a intervalos específicos antes de la reunión para confirmar el estado de la reunión, la precisión del recuento de participantes, la necesidad de equipo especial, etc.
* Cumplir con las políticas de vestimenta, uniformes y aseo personal.
* Coordinar una amplia gama de servicios para las reuniones que se han reservado, incluidos los requisitos audiovisuales, las solicitudes de comida y bebida, la configuración de las salas de
conferencias, la señalización, la distribución de materiales, etc. * Conversar con los clientes antes, durante y después de sus eventos, mantener una relación positiva y responder a las consultas y solicitudes de manera oportuna.
* Comunicar a todos los departamentos internos pertinentes y a los socios proveedores las necesidades específicas del cliente, tanto antes como durante las reuniones.
* Producir protocolos de eventos para documentar los eventos y compartir información detallada con todos los departamentos involucrados.
* Vuelva a confirmar las reuniones/eventos llamando o enviando un correo electrónico a los contactos de la reunión con 24 y 48 horas de antelación para obtener la confirmación final de la hora de la reunión, el número de participantes, los requisitos audiovisuales, los materiales, los menús, la configuración de la sala, la información de facturación, etc.
* Participar en las reuniones de planificación diarias y semanales, revisar los detalles de los eventos en los que ha estado trabajando, respondiendo a las preguntas de los miembros del personal y discutiendo los asuntos logísticos pertinentes.
* Participar en reuniones «previas» en las que participen el cliente y los miembros pertinentes del personal de operaciones, cuando se estén finalizando los planes para eventos complejos o a gran escala.
* Participar en sesiones de intercambio de opiniones con el cliente y los miembros pertinentes del personal de operaciones con el cliente y los miembros pertinentes del personal de operaciones, a fin de obtener comentarios de primera mano sobre ciertos eventos complejos, críticos o de gran escala.
* Obtener la información correcta de aprobación y facturación para todas las actividades relacionadas con los gastos, incluidos los alimentos y bebidas, el alquiler de equipos, etc. Controlar la exactitud de dichos cargos.
* Introducir todos los detalles de cancelación en el sistema de reservas, confirmando por correo electrónico al cliente cualquier cancelación de una reunión y aplicando los cargos de cancelación correspondientes.
* Trabajar con el cliente y el director del servicio de comidas para planificar eventos de comidas y bebidas estándar y especiales, documentando dichos eventos en el sistema de reservas.
* Identificar rápidamente los conflictos de reserva o posibles conflictos de reserva, sugerir soluciones y, si no se resuelven de inmediato, analizar dichos conflictos con el gerente del centro de conferencias
* Comprobar que las salas de reuniones estén configuradas correctamente, con el equipo y las comodidades adecuados, antes del inicio de las reuniones.

Descripción continua del puesto

* Salude al anfitrión cuando llegue a la sala de reuniones y confirme cualquier nueva solicitud.
* Responder a numerosas llamadas telefónicas y correos electrónicos con nuevas convocatorias de reunión e información adicional especial para las reuniones existentes.
* Realizar inspecciones mensuales de las instalaciones para garantizar el estado impecable y el mantenimiento de la propiedad.
* Realización de recorridos por las instalaciones para posibles clientes.
* Proporcionar cobertura a la hora del almuerzo y otros tipos de cobertura a corto plazo para los miembros del personal de la recepcionista.
* Realizar recorridos de apertura y cierre y enviar los informes correspondientes.
* Elaborar los presupuestos iniciales de los eventos y conciliar los costos finales del evento.
* Cumplir o superar los KPI mensuales, trimestrales y anuales.
* Capacidad para asumir las tareas adicionales que se le asignen; es posible que se modifiquen o añadan ajustes o responsabilidades adicionales según sea necesario.

COMPETENCIAS CLAVE:
* Excelentes habilidades organizativas, con la capacidad de priorizar las tareas y hacer malabares con muchas tareas simultáneamente.
* Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
* Sólidas habilidades informáticas, que incluyen la suite Microsoft, Social Tables y conocimientos de tecnología y equipos de oficina.
* Conocimiento completo de los sistemas de gestión del espacio de los centros de conferencias
* Capacidad para trabajar con calma y eficacia en situaciones estresantes.
* Habilidades excepcionales de servicio al cliente para superar las expectativas.
* Puntual, confiable y dedicado a lograr la excelencia operativa, hasta el más mínimo detalle.
* Discreto, ético y comprometido a mantener un alto grado de confidencialidad.
* Sobresalir como miembro del equipo, con pasión por ofrecer el estándar Platinum Service® y centrado en la satisfacción total del cliente.
* Mantener un enfoque profesional constante, con la voluntad de asumir la propiedad y la responsabilidad tanto dentro como fuera del ámbito laboral.
* Dos o tres años de experiencia en planificación de conferencias o eventos en un centro de conferencias o en un entorno corporativo.
* Se recomienda la designación de CMP.