COORDINADOR DE CONFERENCIAS

Resumen del trabajo

El coordinador de la conferencia es responsable de establecer un ambiente cálido, acogedor y profesional para todos los clientes, ejecutivos y miembros del personal en todo momento. Ubicado en la planta de recepción, el embajador será el primer punto de contacto para los visitantes de la zona, haciendo que se sientan cómodos, dirigiéndolos a sus citas y reuniones y ayudándolos durante su visita. El embajador también interactuará estrechamente con el equipo de conferencias y eventos, así como con los ejecutivos y el personal administrativo de la firma para garantizar una planificación y coordinación fluidas de las reuniones, conferencias y otros eventos que se celebren en la sede de Moelis.

Responsabilidades clave:

• El mantenimiento y la ubicación de la operación de recepción del centro de conferencias.
• Proporcione un servicio de atención al cliente interno y externo de alto nivel.
• Saluda a los empleados, a las visitas de los empleados y a los clientes, dándoles la bienvenida con una sonrisa y manteniendo el contacto visual durante toda la interacción.
• Acompaña a todos los huéspedes y clientes hasta la sala de reuniones adecuada a su llegada mientras hablan con conocimiento sobre la oficina, el edificio, las áreas circundantes, el transporte, los restaurantes locales y otros puntos de interés.
• Gestionar las reservas de las salas de reuniones, utilizar el sistema de reservas (EMS) y centrarse en la asignación estratégica del espacio para reuniones a fin de maximizar su utilización.
• Enviar las confirmaciones iniciales en relación con las reservas y realizar un seguimiento a intervalos específicos antes del evento para confirmar el estado actual de la reunión, la precisión del recuento de participantes, la necesidad de equipo especial, etc.
• Coordinamos una amplia gama de servicios para las reuniones que ya se han reservado, incluidos los requisitos audiovisuales, las solicitudes de comida y bebida, la configuración de las salas de conferencias y el mobiliario, la señalización, la distribución de materiales, etc.
• Apoyo administrativo general, como la interconexión con los proveedores (audiovisuales, catering, etc.) para ofrecer una atención al cliente sin interrupciones.
• Reunirse con los clientes antes, durante y después de sus eventos, mantener una relación positiva y responder a las consultas y solicitudes de manera oportuna.
• Aprender a elaborar protocolos de eventos o «currículums» exhaustivos para las reuniones con el fin de documentar los eventos y compartir información detallada con todos los departamentos involucrados.
• Realización de llamadas diarias para los eventos del día siguiente, obteniendo la confirmación final de la hora de la reunión, el número de participantes, el material de presentación audiovisual, los menús, la configuración de la sala, la información de facturación, etc.
• Obtener la información correcta de aprobación y facturación para todas las actividades relacionadas con los gastos, incluidos los alimentos y bebidas, el alquiler de equipos, los gastos de personal externo, etc. Controlar la exactitud de dichos cargos y ajustarlos en función de los cambios introducidos por el cliente.
• Introducir todos los detalles de cancelación en el sistema de reservas (EMS) confirmando por correo electrónico al cliente la cancelación de cualquier reunión y aplicando los cargos de cancelación correspondientes.
• Identificar rápidamente los conflictos de reserva o posibles conflictos de reserva, sugerir soluciones y, si no se resuelven de inmediato, analizar dichos conflictos con el gerente de servicios hoteleros.
• Comprobar que las salas de reuniones estén configuradas correctamente según las especificaciones del cliente, antes del inicio de las reuniones, y garantizar la limpieza de todo el espacio de la oficina.
• Responder a numerosas llamadas telefónicas y correos electrónicos con nuevas convocatorias de reunión e información «complementaria» especial para las reuniones existentes.
• Coordine y organice las reparaciones y el mantenimiento del equipo básico de oficina comunicándose con el equipo de instalaciones.
• Comuníquese de manera efectiva con sus compañeros, mostrando precisión y atención a los detalles tanto en las comunicaciones verbales como escritas.
• Manténgase al tanto de la actividad empresarial y comunique todas las actualizaciones a los miembros de su equipo.
• Realiza recorridos diarios de apertura y cierre.
• Complete todas las capacitaciones requeridas por la empresa y la empresa cliente, así como otras tareas asignadas.

Competencias clave:

• Excelentes habilidades organizativas, con la capacidad de priorizar tareas y hacer malabares con muchas tareas simultáneamente.
• Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
• Sólidas habilidades informáticas y conocimiento de la tecnología y el equipo de oficina.
• Un auténtico sentido de hospitalidad, con el compromiso de ofrecer una experiencia memorable en todos los aspectos del puesto.
• Conocimiento completo del sistema de reservas de centros de conferencias (EMS).
• Capacidad para trabajar con calma y eficacia en situaciones estresantes; priorizar las tareas y hacer malabares con muchos trabajos simultáneamente, mientras interactúa con los visitantes en un entorno público.
• Habilidades excepcionales de servicio al cliente para superar las expectativas
• Puntual, confiable y dedicado a lograr la excelencia operativa, hasta el más mínimo detalle.
• Discreto, ético y comprometido a mantener un alto grado de confidencialidad.
• Sobresaliente como miembro del equipo, apasionado por cumplir con el estándar «Citi in Practice» y centrado en la satisfacción total del cliente.
• Mantener un enfoque profesional constante, con la voluntad de asumir la propiedad y la responsabilidad tanto dentro como fuera del ámbito laboral.
• Un graduado universitario con dos años de experiencia relevante en hotelería o gestión de eventos en un centro de conferencias o en un entorno corporativo.