COORDINADOR DE CONFERENCIAS

Resumen del trabajo

Responsabilidades laborales generales:
* Los empleados adoptarán y mantendrán los valores fundamentales de la hostelería: honestidad, integridad y responsabilidad
* Los asociados respetarán todos los códigos de servicio hotelero
* Los asociados trabajarán en equipo, tomarán la iniciativa y permanecerán atentos a los enfoques imaginativos de las tareas diarias * Los asociados responderán positivamente a los gerentes/supervisores cuando las soliciten directamente según sea necesario

* Los asociados mantendrán una apariencia profesional y un estándar de cuidado personal tal como se indica en el manual del empleado de la empresa
* Según lo dicten las empresas, los asociados serán flexibles a la hora de trabajar durante las pausas para comer, después del horario laboral y los fines de semana; se concederá una compensación en forma de tiempo libre adicional por las tareas del fin de semana
* Los asociados están presentes al inicio del evento/reunión para conectarse con el cliente/anfitrión del evento
* Los asociados tienen la capacidad de realizar múltiples tareas entre los eventos presenciales y las tareas administrativas.

Áreas clave de responsabilidad:
* Proporcione un único punto de contacto para planificar y ejecutar reuniones y eventos para los empleados y clientes de la propiedad
* Gestione las reservas en el sistema de programación y mantenga un conocimiento sólido del programa tecnológico utilizado en el Centro; cree y distribuya documentos de órdenes de trabajo a los clientes y colegas proveedores antes de los eventos; proporcione informes de utilización a los clientes según sea necesario
* Brinde asistencia administrativa a los clientes durante su evento
* Posea la capacidad de realizar múltiples tareas a diario con énfasis en la atención a los detalles
* Demuestre un servicio de atención al cliente excepcional a todos los clientes; sirva a todos los participantes de la reunión de manera cortés y hospitalaria con honestidad e integridad; brinde un saludo alerta y cálido a todos los participantes de la reunión a su llegada; acompañe a los invitados a las salas de reuniones y cuelgue chaquetas/abrigos según sea necesario
* Establezca y mantenga relaciones profesionales y positivas con los clientes a través de una comunicación y acción efectivas, precisas, oportunas y confiables
* Participe en las operaciones semanales de la conferencia/currículum reuniones con todos los grupos de proveedores para analizar los detalles línea por línea de los próximos eventos
* Piense siempre de manera innovadora antes de responder a los clientes; asegúrese de cubrir todas las bases, por ejemplo, compruebe la disponibilidad de espacio y asegúrese de que hay tiempo suficiente para realizar la configuración/desglose, los requisitos de TI
* Mantenga todos los procedimientos operativos estándar (SOP) obligatorios donde se pueda acceder fácilmente a ellos cuando sea necesario; actualice siempre los documentos
* Dirija la configuración de todos los eventos de la conferencia a las especificaciones predeterminadas de los clientes; mantenga un conocimiento sólido de todos los estilos de sala de reuniones, cómo configurarlos correctamente y qué configuración proponer para cada lugar de reunión
* Comuníquese con frecuencia con el coordinador de configuración para asegurarse de que todo el espacio esté configurado adecuadamente; realice un recorrido diario por el espacio (mañana y noche) y actualice y restablezca la sala según sea necesario; compruebe la comida y la bebida antes de la llegada de los clientes para asegurarse de que el menú, etc. es correcto
* Comprométase a garantizar que se cumplan todas las expectativas y requisitos antes de la llegada y durante todo el evento; responsabilidad total de principio a fin
* Ejemplifique una actitud positiva de «poder hacerlo» y contribuya con lo que sea necesario para producir un evento exitoso en todo momento
* Trabaje de manera eficaz y cohesiva en equipo con todos los grupos de proveedores, incluidos el catering, el multimedia y el inmobiliario

Administración y seguridad; comunicarse con frecuencia

* Es imprescindible contar con conocimientos sólidos de gramática, redacción y corrección de textos
* Conocimientos y uso sólidos de Excel y PowerPoint
* Mantenerse flexible durante todo el día a la hora de gestionar las tareas y estar disponible fuera del horario laboral y los fines de semana cuando sea necesario
* Responda de manera positiva a las presiones empresariales y a las prioridades cambiantes siguiendo las instrucciones de la gerencia de Sentry
* Poseer un compromiso firme y constante con la hospitalidad y todos sus requisitos
* Demuestra la transferencia de conocimientos al trabajar con ejecutivos de alto nivel