ASISTENTE DE CENTRO DE CONFERENCIAS

Resumen del trabajo

El auxiliar de servicios de conferencias se asegurará de que todas las salas de reuniones y áreas públicas para conferencias se mantengan con el más alto nivel de apariencia profesional. El auxiliar de servicios de conferencias colaborará con el director de conferencias para garantizar que se cumplan todos los requisitos de la reunión antes de que comience la reunión. Ayudarán al equipo de catering con la configuración, el servicio y el restablecimiento. Deberán trabajar bien de forma individual y como parte de un equipo que sea autosuficiente y utilice los pedidos para eventos de banquetes como guía. Deben mantener horarios precisos, registros de su trabajo y realizar un seguimiento de los proyectos siguiendo los procedimientos del departamento.

Deberes laborales
Realice recorridos diarios por todos los centros de conferencias y salas de práctica para garantizar la limpieza, la configuración adecuada y la preparación para los eventos programados.
Apoye los eventos de conferencias, las reservas de salas y las operaciones de recepción según sea necesario; coordine con el equipo de recepción el reabastecimiento de papelería y el seguimiento de las entradas de servicio.
Supervise y reabastezca las salas de práctica; configure y verifique las entregas de catering y la colocación de la señalización. Asegúrese de que las configuraciones de las salas cumplan con las especificaciones del cliente.
Revise y vuelva a confirmar las configuraciones futuras de las salas MPR; configure las salas de reuniones para el día siguiente, incluidos los ajustes de diseño y la reposición de suministros.
Realice inspecciones periódicas de todas las salas de práctica distribuidas en varios pisos a lo largo del día.
Prepare y envíe informes diarios que resuman las tareas completadas y cualquier ticket de mantenimiento o instalación pendiente.
Reciba y ejecute las instrucciones de organización de reuniones internas para garantizar que la sala esté lista para su uso en equipo.
Responda a las solicitudes de última hora de preparación de la sala para los eventos del día siguiente, garantizando una ejecución rápida y de alta calidad.
Brinde asistencia en tiempo real a los planificadores de eventos, abordando las necesidades in situ a medida que surjan.
Realice recorridos al final del día para confirmar que todas las salas de práctica están limpias y listas; verifique que se hayan completado las tareas de limpieza y catering.

Soporte de catering
Mantenga una comprensión clara de los pedidos de alimentos y bebidas, trabajando en estrecha colaboración con los gerentes de hostelería y catering.
Ayude a preparar los alimentos y bebidas en las salas de reuniones según sea necesario.
Comprenda las órdenes de trabajo diarias de comida y bebida que se asignan a las distintas salas y franjas horarias.
Asegúrese de colocar correctamente la señalización del servicio de catering y siga los protocolos estándar de configuración del servicio de catering.
Comuníquese de manera efectiva con el equipo culinario y mantenga relaciones laborales profesionales.
Colabore con el equipo de las instalaciones para limpiar los derrames y prestar apoyo general a la renovación de las habitaciones.
Posee un conocimiento práctico sobre las alergias e intolerancias alimentarias y garantiza prácticas de servicio seguras.

Habilidades laborales
Demuestra la capacidad de interactuar con los clientes de una manera profesional y agradable.
Puede trabajar de forma independiente y dentro de una estructura de equipo.
Demuestre flexibilidad con la programación, incluida la disponibilidad para horas extras o turnos ajustados según las necesidades operativas.
Demuestre un fuerte sentido de urgencia y priorización, manteniendo siempre el profesionalismo y una actitud de dar prioridad al cliente.
Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo, con la capacidad de priorizar las tareas.
Demuestra su capacidad para llevar a cabo sus responsabilidades con poca supervisión.
Capacidad para priorizar y gestionar múltiples tareas simultáneamente.
Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita Orientado a los
detalles y muestra un compromiso con un trabajo de calidad, teniendo en cuenta las expectativas y los plazos de los clientes.
Posee un comportamiento empresarial profesional.

Requisitos físicos
Requiere estar de pie durante largos períodos de tiempo
Requiere empujar mesas y sillas alrededor de las salas de reuniones para prepararlas Se le
puede pedir que levante y transporte hasta 50 libras Es
necesario agacharse, arrodillarse, agacharse o gatear Entorno de trabajo
rápido y de alta intensidad
Debe mantener la resistencia física para trabajar largas horas o horas extras cuando sea necesario