AGENTE DE SERVICIOS AL HUÉSPED DEL CENTRO DE CONFERENCIAS

Resumen del trabajo

El agente de servicio al huésped (GSA) es responsable de establecer siempre un ambiente cálido, acogedor y profesional para todos los clientes, ejecutivos y miembros del personal. Ubicada en el Centro de Conferencias, la GSA será el primer punto de contacto para los visitantes de la zona, haciendo que se sientan cómodos, dirigiéndolos a sus citas y reuniones y ayudándolos durante su visita según sea necesario. Además, la GSA es el centro de comunicación del equipo del centro de conferencias, ya que recopila información de otros miembros del equipo, clientes y proveedores para garantizar que el centro de conferencias tenga un aspecto impecable, que las reuniones se desarrollen sin problemas y que los informes sean lo más precisos posible.

RESPONSABILIDADES:
* Saludar y tratar adecuadamente a los visitantes con una sonrisa y manteniendo el contacto visual durante toda la interacción. Seguir los procedimientos establecidos con respecto a las llegadas esperadas e inesperadas, coordinándose con la seguridad interna según corresponda. Dirigirse a los huéspedes y clientes por su nombre siempre que sea posible.
* Responder a las llamadas telefónicas externas e internas de manera amable y profesional, recibir los mensajes con precisión y gestionar o transferir cualquier solicitud de manera adecuada. Las técnicas telefónicas adecuadas incluyen poner siempre una sonrisa en la voz y mejorar la personalización mediante el uso de nombres.
* Implementar las políticas y procedimientos de seguridad establecidos con respecto a los visitantes, contratistas, repartidores, etc. que llegan y salen.
* Gestionar minuciosamente todas las actividades del sistema interno de procesamiento de visitantes.
* Registre todas las actividades de los huéspedes y póngase en contacto con el personal de seguridad del edificio para procesar las visitas.
* Actuar como un recurso general de servicios hoteleros para los huéspedes, visitantes y empleados, ya que proporciona orientación y servicios dentro de los edificios, el transporte, las tiendas comunitarias y los servicios del vecindario.
* Comunicar las solicitudes a los departamentos de soporte internos correspondientes, como los de mantenimiento de edificios (problemas de calefacción y refrigeración), tecnología de la información (problemas informáticos), tecnología audiovisual (soporte técnico para salas de reuniones) y sala de correo (recogida y entrega de paquetes).
* Tener un conocimiento profundo de los procedimientos de emergencia y estar preparado para llevar a cabo las tareas designadas en caso de incendio u otra emergencia.
* Adhiriéndose al estilo característico de Hospitality.
* Mantener la apariencia atractiva y ordenada del área de recepción, asegurándose de que las publicaciones periódicas, los muebles y otros artículos estén en orden.
* Responda las solicitudes de espacio para conferencias por teléfono, correo electrónico y presenciales utilizando el sistema de reservas (EMS), lo que ayuda a reservar reuniones más complejas (catering, videoconferencia, colaboración de datos, etc.).
* Ayude a los empleados a reembolsar a las máquinas expendedoras a través de Aramark.
* Enviar las primeras confirmaciones en relación con las reservas y hacer un seguimiento a intervalos específicos antes del evento para confirmar el estado de la reunión, la exactitud del número de participantes, la necesidad de contratar auditores especiales, servicio de catering, etc.
* Ayude al equipo de coordinadores en eventos de gran envergadura en los que puedan haber muchos invitados externos.
* Solucionar una amplia variedad de solicitudes y situaciones, tanto para los huéspedes como para los miembros.
* Comprender la cultura empresarial de GS y las áreas clave de actividad.
* Ayudar con la cobertura en otros lugares según sea necesario.
* Prepare y envíe informes diarios precisos a los destinatarios correspondientes.
* Participe en reuniones diarias, semanales y mensuales.
* Imprima y publique los horarios semanales en las oficinas administrativas.
* Envíe el cronograma diario de la reunión diaria.

Descripción larga

RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS DEL CENTRO DE CONFERENCIAS:
* Saludar y dirigir y/o llevar a los clientes a la sala de reuniones designada. Esto incluye, entre otras cosas, abrir puertas, permanecer de pie cuando los clientes se acercan al escritorio, etc.
* Realice una inspección general del lugar donde se encuentra la sala y envíe las entradas a la administración de instalaciones para mantener la apariencia del centro de conferencias.
* Trabaje en estrecha colaboración con el equipo del centro de conferencias (coordinadores, asistentes de conferencias, servicio de catering, equipo audiovisual) en la ejecución general de los eventos. (por ejemplo, avisar a los coordinadores de eventos sobre la llegada del servicio de catering, ayudar a inscribir a los invitados para grandes eventos, ayudar en caso de cambios de sala de gran tamaño, etc.)

* Gestionar y mantener las actividades de la sala de conferencias, tanto visualmente como mediante el sistema de reservas, conocer las horas de inicio y finalización de las reuniones, los asistentes en la sala, los pedidos de comida y bebida, etc. Avisar a los miembros del equipo correspondientes sobre los cambios en el estado de la sala de reuniones, las solicitudes especiales, etc.
* Ayudar en las inspecciones de preparación de la sala de conferencias para determinar que la sala está equipada con los materiales adecuados para el evento, como libretas, lápices, folletos para eventos, hojas de registro, etc. cualquier material de capacitación y reunión de la conferencia centro.
* Reserva mínima de eventos en EMS y seguimiento del protocolo de confirmación por correo electrónico y correspondencia interna.

COMPETENCIAS CLAVE:
* Un auténtico sentido de hospitalidad, con el compromiso de ofrecer el estándar Platinum Service® en todos los aspectos del trabajo de la GSA.
* La capacidad de trabajar bajo presión, priorizar las tareas y hacer malabares con muchos trabajos simultáneamente, mientras interactúa constantemente con los visitantes en un entorno público.
* Excelentes habilidades de escucha y comunicación oral.
* Habilidades informáticas básicas y conocimientos de tecnología y equipos de oficina.
* Puntual, confiable y dedicado a lograr la excelencia operativa, hasta el más mínimo detalle.
* Discreto, ético y comprometido a mantener un alto grado de confidencialidad.
* Un enfoque siempre profesional y centrado en el equipo, con la mentalidad de asumir la propiedad y la responsabilidad dentro y fuera del ámbito laboral cuando sea necesario.
* Dos o tres años de experiencia en un puesto de servicio al cliente/recepción en un entorno empresarial o hotelero.